
O que é Auditoria Financeira? Um olhar mais atento à Contabilidade para Empresas
O que é a auditoria financeira?
A auditoria financeira refere-se simplesmente ao processo de aplicaçãode processos contabilísticos num quadro empresarial. Quer seja grande oupequena, pública ou privada, uma empresa deve declarar regularmente as suastransações e declarações financeiras. O objetivo disto é duplo:
- A empresa comunica ao governo que o negócio é legítimo, funcional, e não hemorrágico.
- A empresa assegura-se de que as suas finanças estão em condições favoráveis e garante que não há risco de se deparar com problemas financeiros ao longo do caminho.
A declaração resultante de uma auditoria financeira pode serútil a qualquer pessoa que tenha qualquer interesse na empresa - os acionistas,o banco, etc. Dirigida principalmente aos investidores de uma empresa comercialpública, a auditoria financeira serve para comunicar a integralidade e exatidãodas demonstrações financeiras e transações da empresa.
Uma auditoria financeira é realizada, idealmente, numa baseanual. Pode ser complicada - e é por isso que estabelecemos um método claro,passo a passo, que lhe permitirá realizar a sua próxima auditoria com sucesso.
As etapas de uma auditoria financeira
Uma auditoria bem sucedida é realizada em três fasesabrangentes: preparação, implementação, e revisão
A fase de preparação
A preparação para a sua auditoria financeira é crucial. Osserviços de um auditor são frequentemente solicitados pela empresa para apreparação da auditoria, antes da fase de implementação propriamente dita. Istoporque, como empresário ou como parte da equipa, pode preferir concentrar-senoutras partes do seu trabalho e deixar a auditoria para o especialista.
- Construir bons hábitos de comunicação da empresa/auditoria
As etapas básicas de preparação incluem a marcação de umadata, a confirmação da presença de todos, e o envio de lembretes às partesinteressadas ao longo do ano para evitar o stress da auditoria de final de ano.
Um auditor qualificado certificar-se-á de que todas ascondições para uma auditoria bem sucedida e sem problemas são cumpridas e coordenarácom a empresa o máximo possível para facilitar o processo. Isto podeenvolver fatores de comunicação, tais como potenciais mudanças nas normas epolíticas. Além disso, é sempre uma boa ideia dar ao seu auditor uma segundaopção de contacto quando o contacto principal da empresa não está disponível ounão pode ser alcançado pelo auditor por qualquer razão.
- Aviste os seus padrões
Aprender com as declarações e relatórios passados é oprimeiro passo a considerar sempre que se estiver a preparar para uma auditoriafinanceira de fim de ano. O importante é ser capaz de detetar os seuserros e descobrir formas de os evitar.
Em colaboração com o seu contabilista ou auditor, será capazde descobrir o que correu exatamente mal no ano passado e determinar as áreasem que poderia melhorar. Terá também acesso às recomendações decontrolo interno que lhe são fornecidas pela sua equipa e pelas partes interessadasda empresa, que podem ser significativamente valiosas para navegar na suapróxima auditoria.
Detetar os seus padrões significa também promover uma linha de comunicação cadavez mais aberta e mais eficaz entre a empresa e o auditor. Ao trabalharcom a sua equipa de auditoria ano após ano, aprenderá a comunicar de forma maiseficaz e, consequentemente, a melhorar em diferentes áreas do processo deinformação financeira.
- Faça a sua pesquisa sobre as normas contabilísticas atuais
Os regulamentos e os requisitos legislativos estãofrequentemente a mudar, pelo que é importante manter-se informado sobre asatualizações das normas e práticas contabilísticas. Considerar, por exemplo, apossibilidade de uma nova lei fiscal ser emitida. Este tipo de mudançasignificativa nos regulamentos requer um tempo considerável para se adaptar efazer alterações, tais como a introdução de uma estratégia diferentede gestão de dados.
É por isso que, como ator responsável na sua empresa, deveter sempre em vista estas potenciais mudanças nas normas contabilísticas. Istopermitirá que tanto a sua equipa como o seu auditor implementem as alteraçõesadequadas e evitem a confusão para uma solução no final do ano.
A fase de implementação
- Armazene e organize os seus registos
Quando estiver a planear gerar uma declaração de auditoriafinanceira, o ideal seria que tivesse armazenado previamente os dados que vaiutilizar. O armazenamento seguro dos seus dados é um passocrucial que precede o processo de auditoria e que é também uma boa prática emgeral.
Deve também considerar organizar a sua informação financeirade forma a facilitar o processo de auditoria tanto para a sua equipa como parao seu auditor. Uma forma de o fazer é criando subcategorias baseadas em ciclosde transacção: compras, vendas, salários e financiamento. Outra formaeficaz é organizar os seus dados em grupos como receitas econtas a receber, dívidas, contas a pagar e despesas, investimentos, etc.
- Analise os seus registos fiscais
Como regra geral, os registos fiscais da sua empresanunca devem ser eliminados, a menos que tenha registos com mais de 7anos de idade.
Em qualquer caso, é incrivelmente importante olhar para assuas antigas declarações de impostos e avaliar o montante de impostos que a suaempresa pagou, bem como as suas responsabilidades ao longo dos anos. Destaforma, pode conciliar ou compensar quaisquer potenciais discrepânciasnos seus registos e evitar problemas legais mais à frente.
- Determine a sua linha temporal de auditoria e atribua responsabilidades
O seu auditor irá muito provavelmente solicitar-lhe umconjunto específico de informações financeiras antes da auditoria. Éaconselhável começar a atribuir as tarefas necessárias às pessoaspertinentes da sua equipa e estabelecer prazos assim que obtiver essasinformações do seu auditor.
Certifique-se de que concede à sua equipa e a si própriotempo suficiente para executar corretamente as respetivas tarefas e evitarqualquer stress no final do ano. Poderá também orientar a sua equipana definição da data mais próxima para as responsabilidades mais complexas ouimportantes: desta forma, assegura-se de que elas estão fora do caminho àmedida que se aproxima o final do ano.
Como parte desta última etapa preliminar, não se esqueça de revertodas as informações que reuniu da sua equipa antes da data da auditoria final. Podemesmo colaborar informalmente com o seu auditor para um último ponto decontrolo, para garantir que todos os dados necessários estão disponíveis eorganizados.
- O período de auditoria: Esteja disponível
Durante o período da auditoria financeira, certifique-sede que a sua equipa financeira/contabilidade está disponível. Istoporque o seu auditor pode precisar de alguns documentos ou registos de últimahora, uma vez que mudanças inesperadas ainda podem acontecer e precisam de serpreparadas.
Considere também verificar com o auditor de vez emquando, durante este período crucial, para se certificar de que eletem tudo o que precisa em termos de informação, documentos, extratos,etc.
A fase de revisão
É sempre bom rever o seu trabalho como o último passo.Enquanto o seu auditor ou equipa de auditoria emite relatórios, é aconselhávelmanter uma linha aberta de comunicação com eles ecertificar-se de que nenhum item é deixado sem tratamento.
Finalmente, considere ter uma reunião pós-auditoria comas suas equipas de auditoria e interna para debater os resultados, e começar agerar feedback para o ano seguinte.
Conclusão
O ponto-chave desta panorâmica é o seguinte: uma auditoriafinanceira é um processo contínuo, uma vez que é necessário considerartodas as três fases de preparação, implementação e revisão. Isto significa queentre a preparação para a sua auditoria, a sua realização adequada e atempada,e a sua revisão, já se está a preparar para a auditoria do ano seguinte.
É por isso que é importante, se tiver a sua escolha de auditores, que escolhacorretamente. Dependendo da natureza do seu negócio, há quanto tempoestá operacional, e da sua dimensão, tenha em mente que o seu auditor e asua equipa de contabilidade em geral podem e devem ser adaptados àsnecessidades específicas da sua empresa. Quer opte por contratar um auditorinterno ou externo, faça a sua escolha de acordo com o seu nível de especialização,historial profissional e académico, e, claro, localização.
Dúvidas? A equipa da Gestimafra está cá para o ajudar.